¿Alguna vez has tenido que organizar un viaje de negocios internacional? A simple vista puede parecer una tarea sencilla, pero la relevancia de cada una de las acciones (¡y decisiones!) que hay que tomar es crucial para que los trayectos y las estancias sean agradables y productivas.
Los viajes de negocios son una parte esencial del mundo de la empresa actual. Y en un entorno globalizado, cada vez más compañías realizan acuerdos internacionales en los que las reuniones presenciales son ineludibles.
Hay puntos en común en todo tipo de viajes. Reservar billetes, elegir alojamiento, cuadrar agendas… pero cuando se trata de organizar un viaje de negocios internacional, aparecen algunas dificultades especiales que es imprescindible tener en cuenta para evitar errores durante los mismos.
En primer lugar, cuando estamos tan alejados de nuestra sede habitual, y de nuestro contexto cultural, los errores son más difíciles de solucionar. Así que aunque algunos detalles parecen obvios, no te das cuenta de lo importantes que son, hasta que ya es tarde para remediarlo.
En este post te damos las claves para organizar un viaje de negocios internacional. Guárdalo para tenerlo a mano y te ayudará a tener todo bajo control y evitar nervios y complicaciones.
Revisar la documentación que necesitamos
El primer paso es tan claro como imprescindible: debemos confirmar que nuestra documentación (DNI o pasaporte, según el destino al que viajemos) esté en vigor. En muchas ciudades españolas es imposible conseguir cita previa con poca antelación, así que si tuviésemos que renovarlos sería necesario tenerlo en cuenta con varios días de margen.
Además, algunos destinos exigen que el pasaporte tenga varios meses de vigencia a partir de la fecha del viaje. ¡No olvides consultar los requisitos específicos de tu destino!
En función de tu destino y la duración de tu viaje, también es posible que necesites solicitar un visado. Entérate de si podrás comprarlo al llegar al aeropuerto de origen, aunque ten en cuenta que el procedimiento habitual consiste en acudir al consulado del país en cuestión, donde tendrás que rellenar un formulario y pagar las tasas correspondientes.
Este trámite puede suponer varios días y gestiones, y el visado podría ser denegado por diferentes razones, según el destino. Entérate bien de los requisitos específicos del país al que viajas y trata de hacerte con tu visado con el mayor plazo posible. Saber que ya lo tienes en tus manos hará más fácil el resto de aspectos de la organización de tu viaje.
Si tienes pensado alquilar un coche en tu destino, no olvides consultar también los requisitos al respecto. Si viajas a países fuera de la Unión Europea, lo más probable es que necesites un carnet de conducir internacional para hacerlo. En la página web de la DGT te informarán de cómo conseguirlo.
Por último, debes comprobar si dispones de las tarjetas de salud necesarias y si debes ponerte alguna vacuna antes de viajar. En algunos casos pueden existir requisitos de plazos entre unas y otras, o tiempos de espera para ponértelas. No dudes en consultar con tu médico de cabecera para elaborar un calendario conjunto de vacunación que te permita viajar con seguridad.
Valora igualmente si te interesa contratar un seguro de viajes específico, porque en ocasiones puede ser más que necesario y te puede ahorrar algún que otro susto. Si ya tienes un seguro privado, consulta sus opciones. También hay compañías especializadas en seguros privados para viajes.
Desplazamientos y alojamientos
Este paso, común a todo tipo de viajes, puede complicarse por diversos factores: diferentes usos horarios, idiomas, costumbres…
Lo primero que tendrás que hacer será buscar los medios de transporte que te permitan llegar a tu destino (y volver a tu punto de partida, o a una tercera ubicación) en los plazos que necesitas. En el caso de los viajes internacionales, el avión es el medio de transporte más elegido por los viajeros.
Asegúrate de elegir vuelos que lleguen y salgan a horas convenientes para ti, teniendo en cuenta para ello el cambio horario. Revisa las condiciones de equipaje asociadas a tus billetes para no llevarte sorpresas (hablaremos de esto con más detalle a continuación).
En cuanto a los alojamientos, valora factores como la distancia al aeropuerto o al lugar en el que mantendrás tus reuniones. Infórmate también sobre las condiciones que ofrecen para el tipo de viaje que vas a realizar: ¿Tiene WiFi en las habitaciones? ¿Ofrecen la posibilidad de reservar espacios para reuniones? ¿Impresoras? Valora qué necesitarás y utiliza esos criterios para elegir la mejor opción para tu estancia.
Entre los dos factores, recuerda determinar con antelación cómo vas a realizar los desplazamientos. En muchos países los taxis son una opción segura y económica, que además te permiten desplazarte sin cargar con el equipaje. Las grandes ciudades frecuentemente tienen un buen sistema de transporte público que puede resultar cómodo para llegar al centro si además tienes poco equipaje contigo. Elijas la opción que elijas, tener la decisión tomada te ahorrará tiempo e incertidumbre en el aeropuerto o estación.
Pero no todo son dificultades: cuando organices un viaje de negocios internacional recuerda consultar también las condiciones de las tarjetas de viajero frecuente ¡y descubre las ventajas que te ofrecen!
Dispositivos electrónicos
Lo que antes era una parte pequeña de nuestros viajes de negocios, en los últimos años ha ido ganando relevancia hasta convertirse en imprescindible. Si en las décadas pasadas nos preocupaba dónde enchufar por ejemplo la maquinilla de afeitar, en esta necesitamos llevar con nosotros teléfonos móviles, tablets, ordenadores… para nuestros viajes.
Es imprescindible conocer por adelantado el tipo de enchufe y la potencia con la que nos vamos a encontrar en el destino. En muchos aeropuertos y estaciones podremos encontrar adaptadores, pero son más caros que los que podemos comprar con antelación y además dependeremos del último momento para hacernos con ellos (¿qué pasa si se han agotado?).
Si viajas frecuentemente, lo mejor es hacerte con un adaptador universal para enchufes, que te permitirá olvidarte de este problema para el resto de tus desplazamientos.
Otra cuestión a valorar es el uso del teléfono y los datos móviles en otros países. Los recargos por itinerancia, conocidos como roaming, se prohibieron en junio de 2017 para los países pertenecientes a la Unión Europea. Desde esa fecha, los operadores tienen que aplicar a las llamadas, SMS y descarga de datos los mismos precios que aplican a cada una de sus ofertas y planes de precios en España. Cuando el usuario entre en un país de la Unión Europea distinto al propio, recibirá un SMS o mensaje recordándole que su tarifa se mantiene. Algunas compañías ya ofrecen las nuevas condiciones tarifarias en países fuera de la UE, por lo que es conveniente consultar con tu proveedor antes de viajar para saber qué tarifa se te aplicará.
Recuerda también que tu móvil no funcionará en todos los países, independientemente de la tarifa que tengas contratada. Por ejemplo, en Estados Unidos las compañías telefónicas operan con dos tecnologías: CDMA, que no requiere de una tarjeta SIM, o con tecnología GSM. Además, necesitarás un teléfono tribanda ya que Estados Unidos es el único país que utiliza las frecuencias de banda 850MHz y 1.900MHz en las redes GSM.
No olvides consultar este tipo de cuestiones antes de tu viaje, para estar preparado para cuando llegues. Si te coge desprevenido, tener que informarte y reaccionar en el momento puede suponer un problema añadido, dado que además estarás incomunicado hasta que lo soluciones.
Equipaje
La gestión del equipaje es, probablemente, el punto en el que más se parezcan los viajes nacionales y los internacionales, los viajes por placer y los viajes de negocios.
Por supuesto, lo primero que debemos hacer es fijarnos en la previsión del clima que nos espera en el destino. Merece la pena recordar que, cuando entre la partida y el destino se cruza el ecuador, si en el hemisferio norte es verano, en el sur será invierno. Cuando más nos desplacemos hacia los polos, más frío hará.
En el caso de los viajes de negocios, también tendremos que estudiar los protocolos que rigen las relaciones de las empresas en nuestros países de destino. ¿Qué vestimenta se espera de nosotros? Mientras las diferencias entre los países occidentales son moderadas, cuando viajamos a Asia o a Oriente podemos encontrarnos con diferencias culturales muy marcadas. Estudiar la forma de vestir del país al que viajamos nos ayudará a sentirnos más cómodos en las reuniones y encuentros con clientes y proveedores. Es probable que también ellos agradezcan nuestra aproximación a sus costumbres y sus rituales.
Hay una serie de elementos que no pueden faltar en una maleta. Por ejemplo, todo lo necesario para nuestra higiene y salud. Como esto puede variar de una persona a otra, nuestra recomendación es que tengas una lista personalizada preparada a la que puedas acudir en cada viaje. Aquellos que tengan problemas de visión necesitarán gafas y lentillas y todo lo necesario para su cuidado, las mujeres deberían llevar compresas o tampones en su neceser, las personas que necesiten medicación deberán llevar las dosis adecuadas para su estancia…
Recuerda consultar siempre las condiciones de equipaje del medio de transporte que hayas elegido. Frecuentemente habrá un límite de maletas y/o de kilos que puedes llevar como pasajero. Las compañías aéreas, además, tienen un límite definido de lo que puedes llevar contigo en la cabina. Si no quieres tener que quitar cosas de tu maleta o tener que facturar tu bolso de mano en el aeropuerto, acuérdate de revisar los límites antes del viaje.
Identifica también si tienes pensado viajar con algo que incumpla las normativas de seguridad de tu destino o de tu compañía. Medicamentos, líquidos de lentillas, geles, cremas o champús… Las limitaciones a la hora de viajar con ellos marcarán la pauta de lo que puedes o no puedes llevar contigo. Pregúntate si merece la pena llevarlo o si puedes comprarlo al llegar a tu destino a la hora de hacer la maleta, porque probablemente acabes llevando menos cosas de las que inicialmente querías guardar.
Tickets y facturas
La persona que viaje deberá recopilar todos los tickets y facturas que abone, para hacer más sencilla su gestión y reembolso (si fuese necesario) a la vuelta. Es cómodo llevar una cartera o carpeta específica para guardarlos, para conseguir que hacerlo forme parte de la rutina en el viaje.
Con estos consejos te resultará más sencillo organizar un viaje de negocios internacional. Muchos son también aplicables a los viajes nacionales. Amplía esta información concretando las necesidades específicas de tu empresa, viajero o destino, y tendrás una guía completa que te ayudará a gestionarlos de una forma más sencilla y, sin duda, con menos estrés.
