El trabajo del office manager es muy variado: gestionar clientes, organizar viajes, asistir al CEO, resolver consultas… Con tantas cosas en la cabeza, ¡toda ayuda es bienvenida!
Pensando en vosotros, hemos recopilado 7 herramientas imprescindibles para haceros más fácil el día a día. Cada una cumple con un propósito y, aunque es posible que no todas sean necesarias para tus funciones diarias, conocerlas te ayudará a organizar mejor tus labores.
Y lo mejor: todas estas herramientas son gratuitas, para que tu empresa no tenga que incurrir en gastos y tú te beneficies de su uso.
Toma nota, porque ¡te harán la vida más fácil!
Para organizar proyectos: Trello
Trello es un software de gestión y administración de proyectos tremendamente popular. ¡Y con razón! Con una disposición que emula un tablón de notas, en esta plataforma se pueden “colgar” tareas, imágenes y enlaces. Podrás etiquetar a otros usuarios y poner fechas límite para cada uno de ellos. Es una herramienta muy versátil e intuitiva, que te ayudará a mantener todos los encargos ordenados.
Para organizar a todo tu equipo: Google Calendar
Hay multitud de calendarios digitales, y cada profesional tendrá su favorito, pero sin duda ¡Google Calendar se lleva la palma! Además de la posibilidad de mostrar diferentes calendarios de forma simultánea, con Calendar podrás consultar la disponibilidad del resto de personas para hacer más fácil la convocatoria de reuniones. ¿Tu equipo trabaja en remoto? En el propio evento que crees podrás organizar las videollamadas con Hangouts y generar un enlace para cuando llegue el momento de veros. ¡Más fácil imposible!
Para documentos colaborativos: Google Drive
¿Qué sería de nosotros sin Google Drive? La plataforma de Google en la nube te permitirá trabajar siempre con la última versión de cada documento, visualizar los cambios que han realizado otros usuarios y trabajar en línea desde cualquier lugar, ¡incluso sin conexión! Si todavía no has convencido a tu equipo para dar el cambio, ¡hazlo ya! Te ahorrarás cadenas de emails interminables y multitud de archivos descargados.
Para hacer encuestas: Typeform
¿Necesitas que los empleados valoren los servicios de limpieza o alimentación en tu oficina? ¿Hay reunión de dirección y necesitas coordinar los pedidos de comida? Typeform es la herramienta perfecta para todas esas ocasiones que requieren que muchas personas se pongan de acuerdo. Typeform permite crear encuestas personalizadas que incluyan enlaces, imágenes y videos (tanto en las preguntas como en las respuestas) y que además se adapten a todo tipo de dispositivos. ¡Se acabó ir preguntando uno por uno!
Para comunicarte con el equipo: Slack
¡Olvídate de usar WhatsApp para tus comunicaciones profesionales! Tanto si parte de tu equipo (o tú mismo) trabaja en remoto como si estáis todos en la misma oficina, Slack es la plataforma ideal para todos los chats profesionales. Organiza a tus trabajadores en equipos y comunícate con ellos en directo. ¡También puedes incluir imágenes y documentos!
Para gestionar información, tomar notas y realizar tareas administrativas: Evernote
¡Se acabó acumular posts-its y libretas! ¡Se acabó perder listas e información importante! Con Evernote lo tendrás todo en un mismo sistema de organización, que además te permite organizar la información en carpetas y utilizar etiquetas para encontrarla más rápido. Úsalo en tu ordenador, móvil o tablet. ¡Ahorrarás tiempo y ganarás en orden!
Para organizar los viajes de tu empresa: Triporate
Bajo la consigna “Hacemos fáciles los viajes de empresa”, Triporate promete una gestión hasta 10 veces más rápida que una agencia tradicional, haciendo todos tus pedidos de viaje desde el correo electrónico. ¿Más ventajas para el office manager? Facturación mensual con el detalle de todos tus viajes y un panel para consultar todos los viajes pasados, presentes y futuros. Tecnología al servicio de tus necesidades, con un equipo humano preparado para resolver cualquier incidencia. Para pedir una demo de 15 minutos, haz clic aquí.
