Las personas que habitualmente viajan por negocios lo saben: las cosas pueden ponerse complicadas en cualquier fase de la gestión. Tanto en la preparación como durante el mismo viaje o incluso a la vuelta, los procesos son más laboriosos de lo que uno podría imaginar.
En la fase de planificación, los problemas son muy similares a los que nos encontramos cuando viajamos por ocio. Hay que encajar horarios, destinos, transportes, alojamientos… A esto se suman las citas con clientes o proveedores, que tienen sus propios requisitos. Si ellos también tienen que desplazarse, puedes acabar con un puzzle bastante complejo sobre la mesa.
Cuanto más conozcas los elementos que intervienen, más fácil te resultará hacer que todo encaje.
Durante el viaje, pueden surgir imprevistos: retrasos o cancelaciones, pérdidas de maletas, malas conexiones a Internet… De nuevo, la mejor garantía de éxito en los viajes de negocios es una buena planificación. Ahorrarás tiempo y quebraderos de cabeza si viajas con margen y consultas con tu alojamiento las opciones disponibles. Muchos podrán garantizarte la conexión o incluso ofrecerte espacios especiales de trabajo.
Muchas veces te reunirás en la sede de tus clientes o proveedores y serán ellos los que se ocupen de estas cuestiones. En el caso de que esté en tus manos la gestión de los espacios de reunión, deberás asegurarte de que cumplen con todos los requisitos. Proyectores, conexión a Internet, impresoras… Todo esto dependerá de tu área de negocio y de los propios motivos de la reunión.
Por otra parte, es necesario recordar que no todos los destinos son igual de seguros. Si tu próximo destino es una ciudad o un área considerada peligrosa, deberás además poner atención a tu seguridad. Los índices de delincuencia o de violencia callejera pueden arruinar tu estancia si no los tienes en cuenta cuando planificas tu viaje. También podrían existir riesgos relacionados con catástrofes naturales. Si este es el caso, es buena idea que contactes con tu embajada en ese país para que te asistan y te aconsejen durante tu estancia. Conoce las normas a seguir y los recursos a tu alcance para asegurar tu bienestar durante la estancia.
Todos los que viajan por negocios lo saben: el trabajo no finaliza cuando vuelves a casa, si no cuando has entregado toda la documentación que te requiere tu empresa. Guardar todas las notas de viaje es un requisito imprescindible en la gran mayoría de los casos.
Si utilizas Triporate para los viajes de negocio de tu empresa, estos pasos te resultarán muy sencillos y la gestión dejará de ser TAN complicada. Nuestro objetivo es precisamente ese: hacer fáciles los viajes profesionales para que tú puedas centrarte en lo importante de forma exitosa.
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